25 мая мы провели Business Process Day 2021, на котором представили самый крупный релиз за всю историю Sensei.

Мы поговорили с самым близким к релизу человеком — Елизаветой Орловой, руководителем разработки продукта Sensei.

Елизавета подробно рассказала нам о всех крутых обновлениях, что получилось в итоге, и когда новый Sensei будет доступен для всех.

Старый конструктор был хорош и нагляден, но не идеален. Для больших процессов помимо логики важно хорошо сделать дизайн, чтобы процесс был легко читаемым и понятным. Раньше на выравнивание процесса уходила масса времени, порой даже больше, чем на настройку. Поэтому мы решили начать с нуля и полностью пересмотрели наш визуальный редактор.

В первую очередь мы, конечно, сделали нормальную сетку. Теперь элементы ходят строго по одинаковым шагам и встают на одни и те же вертикали и горизонтали. Дальше вынесли инструменты управления конструктором в отдельную панель и добавили функционал, который поможет строить процесс гораздо быстрее. Например, возможность создать элемент между двумя другими без разрыва связи.

Следующей нашей задачей было сделать так, чтобы даже самый большой процесс не мог превратиться в мешанину. Тут остановимся подробнее.

Во-первых, воспринимать процесс мешали связи элементов в разных ветках или в циклах. Чтобы решить эту проблему, мы однажды придумали элемент «Переход». Сейчас мы решили не костылить, убрали его (и, разумеется, научились правильно выводить процессы, где он использовался) и скрыли непрямые связи. Они превращаются в «микроэлементы» — уменьшенные копии тех элементов, к которым ведёт связь. При наведении на микроэлемент его прообраз подсветится, а по клику можно будет развернуть скрытую линию.

Во-вторых, раньше можно было расставить элементы в полном беспорядке, хоть друг на друга. Конечно, с такими процессами работать невозможно, поэтому мы обратились к истокам, а именно — BPM-нотации, которая допускает построение процессов строго слева направо и сверху вниз. И, приняв этот тезис за прописную истину, мы научились при перемещении элемента динамически менять положение всех, кто с ним связан.

Как бонус — добавили поиск во все сущности, где может быть много значений.

Первый шаг к этому — добавили возможность сделать процесс доступным к просмотру по ссылке. Это пригодится, если вам нужно показать руководству схему «по-быстрому», рассказать менеджерам о принципе работы или показать свой кейс на крупной конференции:)

Дальше мы решили собрать всех, кто участвует в построении процесса, вместе и добавили иконки пользователей, которые сейчас просматривают с вами конструктор.

Конечно, просто смотреть на коллег, которые сидят с вами в процессе, — малоэффективно, нужно как-то взаимодействовать. Поэтому мы добавили в конструктор чаты: общий для процесса и отдельный для каждого элемента. Теперь менеджмент компании может коллективно выстраивать ход работы линейных сотрудников.

Но всегда ли менеджмент может досконально проработать все возможные варианты развития процесса? Лучше всех о подводных камнях в работе знают те самые линейные сотрудники, и мы первыми среди BPM-платформ подключаем конечных пользователей к проектированию бизнес-процесса.

В списке результатов задачи Sensei в amoCRM появляется подсказка: «Нет нужного?». По клику на эту кнопку менеджер увидит модальное окно, в котором он может указать, какого результата ему не хватило, чтобы правильно закрыть эту задачу. Выбрать результат из доступных всё равно придётся, но в чат элемента в конструкторе Sensei упадёт сообщение, и вы сможете видеть реальную картину, с какими кейсами сталкиваются сотрудники, и совершенствовать процесс, прорабатывая всё больше рабочих ситуаций.

Что ж, похоже, «командная работа» звучит классно, но об одном мы не упомянули — о безопасности. Ведь вероятность ошибки растёт пропорционально количеству участников. И справиться с этим поможет ещё одно наше обновление — версионность процесса. Как это работает?

Создаём новый процесс. Сейчас мы в режиме черновика, то есть можем редактировать его, как хотим. Чтобы наш процесс заработал в сделках, его нужно опубликовать, иными словами «выкатить на бой». Черновик переходит в режим версии, и если мы попробуем в ней что-то изменить, то создастся новый черновик. Процесс начнёт работать по-новому только после следующей публикации, а мы будем хранить всю информацию по версиям — кто и когда их опубликовал, какие в них были элементы, какие настройки… В общем, вероятность случайно что-то изменить в конструкторе сводится к нулю, а вы всегда сможете восстановить историю процесса или вернуться к той версии, которая показала себя лучшим образом.

Мы оглянулись вокруг и увидели, что чаты завладели рынком продаж. Все мы так привыкли к тому, что можно написать другу и сразу получить ответ, что малейшее промедление заставляет нас хмуриться. Но если друга ещё можно извинить, то в продажах счёт действительно идёт на секунды — кто первый ответил, того и клиент.

«Да-да, чат-боты, мы про них всё знаем», — скажете вы. Мы тоже всё про них знаем:)
Но как бы приблизить скорость человека к скорости чат-бота? Ответ на этот вопрос — сделать так, чтобы сотрудник сразу открывал сделку, как только в неё пришло сообщение от клиента.

Многие наши пользователи уже оценили мощь Workplaces, ведь менеджеры больше не тратят время на выбор нужной задачи… Стоп-стоп, не так, нужную задачу выбирает руководитель, а не менеджер! Теперь же помимо задач мы умеем работать с любыми входящими сообщениями.

Заходим в Workplaces, открываем настройки роли, видим привычные типы задач. Раскрываем настройку, крутим ниже — в список добавились все внешние источники из центра уведомлений amoCRM. Крутим ещё ниже и видим… «Другое»? Да, мы не смогли остановиться на достигнутом и добавили возможность помимо задач и сообщений работать ещё и с упущениями — сделками без задач и незаполненными формами. Теперь вы можете спроектировать целиком рабочий день менеджера и отговорка «забыл-не заметил» уже не прокатит.

Хорошо, сообщения в Workplaces мы добавили, а можно ещё быстрее? Можно! В элементах «Создать задачу» и «Заполнить форму» появилась волшебная палочка «Автопереход к задаче Workplaces». И это действительно волшебство. Если включить эту функцию, то как только сотрудник дойдёт по Workplaces до сделки с таким элементом и выполнит эту задачу или заполнит форму, Sensei автоматически перекинет его к следующей по приоритету сделке. Минимум кликов и максимум скорости.