Методология миграции
между CRM-системами

Методология миграции
между CRM-системами

Крупному бизнесу всё чаще приходится искать лучшее решение на рынке CRM-систем. Но иногда бизнес вынужден переезжать с одной CRM на другую, например, при уходе CRM-систем с локального рынка.

Татьяна Барин

Редактор Sensei

Андрей Векленко

Руководитель отдела внедрения Sensei

В этой статье мы расскажем в каких ещё случаях нужна миграция с одной CRM на другую, с чего начать процесс миграции и поделимся конкретными шагами, которые помогут сделать переход между CRM-системами максимально эффективным и безболезненным.

Экспертизой поделился Андрей Векленко, руководитель отдела внедрения Sensei, за плечами которого 9-летний опыт управления командами и успешной реализации многих enterprise-проектов.

Крупному бизнесу всё чаще приходится искать лучшее решение на рынке CRM-систем. Но иногда бизнес вынужден переезжать с одной CRM на другую, например, при уходе CRM-систем с локального рынка.

Татьяна Барин

Редактор Sensei

Андрей Векленко

Руководитель отдела внедрения Sensei

В этой статье мы расскажем в каких ещё случаях нужна миграция с одной CRM на другую, с чего начать процесс миграции и поделимся конкретными шагами, которые помогут сделать переход между CRM-системами максимально эффективным и безболезненным.

Экспертизой поделился Андрей Векленко, руководитель отдела внедрения Sensei, за плечами которого 9-летний опыт управления командами и успешной реализации многих enterprise-проектов.

Крупному бизнесу всё чаще приходится искать лучшее решение на рынке CRM-систем. Но иногда бизнес вынужден переезжать с одной CRM на другую, например, при уходе CRM-систем с локального рынка.

В этой статье мы расскажем в каких ещё случаях нужна миграция с одной CRM на другую, с чего начать процесс миграции и поделимся конкретными шагами, которые помогут сделать переход между CRM-системами максимально эффективным и безболезненным.

Экспертизой поделился Андрей Векленко, руководитель отдела внедрения Sensei, за плечами которого 9-летний опыт управления командами и успешной реализации многих enterprise-проектов.

Татьяна Барин

Редактор Sensei

Андрей Векленко

Руководитель отдела внедрения Sensei

Когда нужна миграция с одной CRM-системы на другую?

1. Масштабирование компании

Например, цель компании — двукратное увеличение отдела телемаркетинга путем внедрения расширенных возможностей телефонии и автодозвона, недоступных в текущей CRM.

2. Ограничения существующей CRM-системы.

Например, невозможность оплаты зарубежной системы из-за санкций может привести к прекращению работы текущей CRM.

3. Отсутствие инструментов автоматизации.

Например, невозможность выстроить автоматизированные сценарии движения сделки по воронке, из-за отсутствия необходимых инструментов автоматизации в текущей CRM-системе.

4. Необходимость создания единой рабочей среды.

Например, внутри компании некоторые департаменты работают вне CRM. В процессе коммуникации с отделом продаж, информация о клиентах может быть утрачена. Для обеспечения эффективного взаимодействия между департаментами и сохранения информации о клиентах требуется объединить рабочие процессы в рамках единой CRM-системы.

Выше мы определили, когда необходимо мигрировать с одной системы на другую. Но как сделать это безопасно и эффективно? Ниже мы расскажем про методологию, которую использует команда Sensei, для того, чтобы осуществить переход.

С чего начать миграцию?

Наиболее эффективным способом начать миграцию является проектирование по методологии AS IS — TO BE, состоящей из нескольких этапов:

Описание текущих бизнес-процессов (AS IS)

На этом этапе нужно исследовать текущие процессы, запустить тестовые сделки, провести интервью с руководителями подразделений и конечными пользователями системы, а также записать и проанализировать рабочий день пользователя.

1 этап

Цель этого этапа — определить, как процесс работает технически и логически, а также выявить возможные проблемы и ограничения.

Результатом этого этапа должна стать схема текущего состояния процессов в виде модели AS IS.

Описание текущих бизнес-процессов (AS IS)

На этом этапе нужно исследовать текущие процессы, запустить тестовые сделки, провести интервью с руководителями подразделений и конечными пользователями системы, а также записать и проанализировать рабочий день пользователя.

1 этап

Цель этого этапа — определить, как процесс работает технически и логически, а также выявить возможные проблемы и ограничения.

Результатом этого этапа должна стать схема текущего состояния процессов в виде модели AS IS.

Описание текущих бизнес-процессов (AS IS)

На этом этапе нужно исследовать текущие процессы, запустить тестовые сделки, провести интервью с руководителями подразделений и конечными пользователями системы, а также записать и проанализировать рабочий день пользователя.

1 этап

Цель этого этапа — определить, как процесс работает технически и логически, а также выявить возможные проблемы и ограничения.

Результатом этого этапа должна стать схема текущего состояния процессов в виде модели AS IS.

На этапе тестирования с менеджерами не всегда удается спроектировать всё сразу, особенно если это сложный процесс. Поэтому мы выделяем MVP (Minimal Viable Product — тестовая версия с минимальным набором функций которая несет ценность для конечного потребителя), вносим изменения и корректировки в бизнес-процессы на основе тестирования. Далее мы описали 6 простых шагов от начала проектирования до запуска процесса миграции:

Проектирование желаемого результата и описание итогового процесса (TO BE)

2 этап

На этапе тестирования с менеджерами не всегда удается спроектировать всё сразу, особенно если это сложный процесс. Поэтому мы выделяем MVP (Minimal Viable Product — тестовая версия с минимальным набором функций которая несет ценность для конечного потребителя), вносим изменения и корректировки в бизнес-процессы на основе тестирования. Далее мы описали 6 простых шагов от начала проектирования до запуска процесса миграции:

Проектирование желаемого результата и описание итогового процесса (TO BE)

2 этап

На этапе тестирования с менеджерами не всегда удается спроектировать всё сразу, особенно если это сложный процесс. Поэтому мы выделяем MVP (Minimal Viable Product — тестовая версия с минимальным набором функций которая несет ценность для конечного потребителя), вносим изменения и корректировки в бизнес-процессы на основе тестирования. Далее мы описали 6 простых шагов от начала проектирования до запуска процесса миграции:

Проектирование желаемого результата и описание итогового процесса (TO BE)

2 этап

Шаг 1

Определить ключевые метрики и методы их сбора. Важно согласовать это с аналитиками клиента, чтобы избежать разногласий в дальнейшем. Часто на данные можно смотреть под разными углами, и это нужно учитывать на этапе проектирования.

Шаг 2

Команда, работающая над проектом, описывает свое видение технических и бизнес-процессов, основываясь на своей экспертизе и лучших практиках рынка. Эти бизнес-процессы должны быть наложены на текущие процессы компании.

Шаг 3

Собрать пожелания руководителей и менеджеров как пользователей продукта.

Шаг 4

Подготовить схему процесса и демонстрацию продукта для защиты перед руководителями и менеджерами.

Шаг 5

Согласовать каждый участок процесса со всеми участниками и внести коррективы. Здесь может потребоваться несколько итераций.

Шаг 6

Запустить процесс в производство.

Шаг 1

Определить ключевые метрики и методы их сбора. Важно согласовать это с аналитиками клиента, чтобы избежать разногласий в дальнейшем. Часто на данные можно смотреть под разными углами, и это нужно учитывать на этапе проектирования.

Шаг 2

Команда, работающая над проектом, описывает свое видение технических и бизнес-процессов, основываясь на своей экспертизе и лучших практиках рынка. Эти бизнес-процессы должны быть наложены на текущие процессы компании.

Шаг 3

Собрать пожелания руководителей и менеджеров как пользователей продукта.

Шаг 4

Подготовить схему процесса и демонстрацию продукта для защиты перед руководителями и менеджерами.

Шаг 5

Согласовать каждый участок процесса со всеми участниками и внести коррективы. Здесь может потребоваться несколько итераций.

Шаг 6

Запустить процесс в производство.

Многие компании совершают стратегическую ошибку, пытаясь сократить сроки или затраты на миграцию, а именно — проводят переезд без предварительного проектирования. Это приводит к ряду проблем:

1. Неопределенность сроков:

планирование без детального анализа требований может привести к недооценке объема работ и увеличению сроков миграции.

2. Сложности с процессом:

без четкого плана действий и распределения ответственности, процесс миграции может стать хаотичным и привести к дополнительным проблемам.

3. Замедление освоения новой системы:

менеджеры могут столкнуться с трудностями в самостоятельном изучении новой системы и ее адаптации к своим рабочим процессам.

4. Ошибки в аналитике:

без тщательного анализа данных и подготовки к миграции, возможны ошибки в переносе информации, что может привести к потере важных данных или появлению ошибок в новой системе.

Предварительное проектирование при переходе с одной CRM на другую позволяет учесть все требования пользователей, определить наиболее полезные функции новой системы, а также оценить возможные риски и выработать план миграции. Такой подход позволяет снизить вероятность ошибок, улучшить результаты перехода и сделать сам процесс более плавным и эффективным. Мы выделили 4 группы метрик, на которые важно ориентироваться при переходе.

1. Неопределенность сроков:

планирование без детального анализа требований может привести к недооценке объема работ и увеличению сроков миграции.

2. Сложности с процессом:

без четкого плана действий и распределения ответственности, процесс миграции может стать хаотичным и привести к дополнительным проблемам.

3. Замедление освоения новой системы:

менеджеры могут столкнуться с трудностями в самостоятельном изучении новой системы и ее адаптации к своим рабочим процессам.

4. Ошибки в аналитике:

без тщательного анализа данных и подготовки к миграции, возможны ошибки в переносе информации, что может привести к потере важных данных или появлению ошибок в новой системе.

Предварительное проектирование при переходе с одной CRM на другую позволяет учесть все требования пользователей, определить наиболее полезные функции новой системы, а также оценить возможные риски и выработать план миграции. Такой подход позволяет снизить вероятность ошибок, улучшить результаты перехода и сделать сам процесс более плавным и эффективным. Мы выделили 4 группы метрик, на которые важно ориентироваться при переходе.

1. Неопределенность сроков:

планирование без детального анализа требований может привести к недооценке объема работ и увеличению сроков миграции.

2. Сложности с процессом:

без четкого плана действий и распределения ответственности, процесс миграции может стать хаотичным и привести к дополнительным проблемам.

3. Замедление освоения новой системы:

менеджеры могут столкнуться с трудностями в самостоятельном изучении новой системы и ее адаптации к своим рабочим процессам.

4. Ошибки в аналитике:

без тщательного анализа данных и подготовки к миграции, возможны ошибки в переносе информации, что может привести к потере важных данных или появлению ошибок в новой системе.

Предварительное проектирование при переходе с одной CRM на другую позволяет учесть все требования пользователей, определить наиболее полезные функции новой системы, а также оценить возможные риски и выработать план миграции. Такой подход позволяет снизить вероятность ошибок, улучшить результаты перехода и сделать сам процесс более плавным и эффективным. Мы выделили 4 группы метрик, на которые важно ориентироваться при переходе.

На какие метрики ориентироваться при миграции?

Ключевые метрики

Важны для оценки общей эффективности работы компании. Они помогают определить, куда уходят деньги и где есть возможности для оптимизации. Их следует заложить в архитектуру процесса до начала проектирования воронки продаж.

Метрики эффективности менеджеров

Показывают, насколько эффективно работают отдельные сотрудники. Это позволяет руководству оценивать работу каждого менеджера и принимать решения о его премировании или увольнении.

Операционные метрики

Количественно показывают состояние системы, нужны для контроля текущих процессов и выявления возможных проблем. Они позволяют быстро реагировать на изменения в работе системы и вносить изменения в бизнес-процессы включают количество сделок, звонков и генерируемых действий.

Метрики гипотез

Нужны для проверки новых идей и предложений. Они позволяют оценить, насколько эффективна новая гипотеза и стоит ли ее внедрять в работу компании.

Ключевые метрики

Важны для оценки общей эффективности работы компании. Они помогают определить, куда уходят деньги и где есть возможности для оптимизации. Их следует заложить в архитектуру процесса до начала проектирования воронки продаж.

Метрики эффективности менеджеров

Показывают, насколько эффективно работают отдельные сотрудники. Это позволяет руководству оценивать работу каждого менеджера и принимать решения о его премировании или увольнении.

Операционные метрики

Количественно показывают состояние системы, нужны для контроля текущих процессов и выявления возможных проблем. Они позволяют быстро реагировать на изменения в работе системы и вносить изменения в бизнес-процессы. включают количество сделок, звонков и генерируемых действий.

Метрики гипотез

Нужны для проверки новых идей и предложений. Они позволяют оценить, насколько эффективна новая гипотеза и стоит ли ее внедрять в аботу компании.

Сколько времени требуется для внедрения новой системы?

Это зависит от конкретной компании, но мы можем выделить средние значения.

Аудит и погружение в бизнес клиента

1 месяц

Выбор целевых отделов
и определение целей проекта

1 месяц

Проектирование и построение
процесса

2-3 месяца

Переход на другую CRM, тестирование, обучение менеджеров и масштабирование на весь отдел

1 месяц

Если вы столкнулись с необходимостью миграции между CRM-системами и хотите узнать, как сделать этот переход максимально эффективным, запишитесь на консультацию с экспертами Sensei. Мы обсудим с вами возможные варианты, разработаем индивидуальный план перехода.

Методология миграциимежду CRM-системами

Методология миграции
между CRM-системами