Андрей Цыган: 5 принципов
построения правильных процессов

Каждый руководитель хочет видеть свою команду эффективной и наблюдать постоянный рост прибыли. Этого можно достичь, если процессы в системе настроены правильно и работают исправно каждый день. Но как это «правильно»?

1. Правильный процесс даёт правильный результат

Вы знали, что самолёты падают из-за того, что пилоты получают неверную информацию? Одна из авиакатастроф произошла из-за того, что была засорена маленькая трубка Пито — она определяет, на какой высоте находится самолёт. Пилоты думали, что они находятся на одной высоте, а по факту были на другой. Они принимали решения на основе неправильных данных.

Для бизнеса это так же опасно. Отсюда и первый принцип: сначала выстраивайте процесс. Чем детальнее вы определите цели и задачи и зададите параметры, тем яснее получите результат. Ожидание результата займёт больше времени, зато — он точно будет.

Чтобы ответить на этот вопрос, мы в который раз посмотрели выступление Андрея Цыгана, CEO сертифицирующей компании «Изи Штандарт», на Business Process Day'19 и выделили 5 принципов построения правильных процессов.

Анастасия Гаврилова

Редактор Sensei

CEO Изи Штандарт

2. Мусор на входе — мусор на выходе

В 50-е годы среди программистов появилось выражение «Мусор на входе — мусор на выходе», согласно которому ошибочные или неполные вводные данные дают ошибочный результат. Если ваш менеджер будет вносить рандомные данные в сделку, то на выходе вы получите такой же рандомный результат. Анализ неточной информации не принесёт вам пользы, если не сделает хуже (вспомните авиакатастрофы).

Подумайте, почему менеджер так поступает? Может, ему требуется заполнить 58 полей, чтобы передвинуть сделку? Неудивительно, что он начинает сочинять или вообще не вносит необходимую информацию. Обеспечьте лёгкий ввод данных, чтобы менеджер не отмахивался от задачи, а заполнял все в полном объёме, правильно и быстро.

3. У каждого действия должен быть цифровой след

Система не может угадать, какой клиент хороший, а какой плохой. Она опирается на определенные цифровые данные и от этого строит логику. Поэтому, если вы хотите контролировать процессы — оцифровывайте каждое действие.

4. Автоматизируя хаос, получаете автоматизированный хаос

Если вы не понимаете, как работают процессы в вашей компании — не торопитесь их автоматизировать. Сначала понаблюдайте. Вы даже можете начать с рисования процессов на бумаге и их моделирования. Проиграйте весь сценарий в офисе: один сотрудник за менеджера, другой за клиента, третий за аудитора — без каких действий сделка не сдвинется вперёд? Проработайте весь процесс, разложите все по полочкам и только тогда приступайте к автоматизации.

5. Постройте процесс так, чтобы нельзя было поступить по-другому

Вы можете контролировать каждый шаг менеджеров и ходить с «кнутом» или надеяться на их ответственность и получать наполовину выполненную работу. А можете построить процессы так, чтобы у менеджера не было выбора НЕ выполнить задачу.

Например, настроить обязательные поля, чтобы сотрудник внёс информацию 100%.

Или возьмите вариант контроля из Изи Штандарт: если менеджер вовремя не перезвонил клиенту, на весь офис включается музыка Стаса Михайлова. Единственный способ остановить музыку — выполнить задачу :)